Transformación Digital

El ecosistema tecnológico perfecto para su negocio debe de estar compuesto de soluciones propietarias y soluciones abiertas.

La pregunta que muchos se hacen ¿Qué es mejor? ¿Linux, Windows o Mac? Los 3 sistemas operativos ofrecen ventajas. De igual forma, los 3 sistemas operativos tienen sus áreas de oportunidad, lo que da paso a afirmar que ningún sistema operativo es perfecto. Por ello la búsqueda de un sistema operativo debe de estar determinada más por su entorno y uso que por una preferencia estetica o comercial.

El entorno de mi empresa

El entorno está determinado por la actividad de la empresa y las necesidades de generar y almacenar información para su operación (facturas, ordenes de compra, inventarios, medición de procesos internos, reportes de venta, reportes de compra, nómina, etc). Dentro de las necesidades de generar la información se requiere un contacto estrecho con la realidad (por ejemplo, una venta, una asistencia de un empleado a determinado horario). Dentro de las necesidades de almacenar información están los datos estructurados (bases de datos) o los acervos (diseños, imagenes, audios, videos y hasta documentos).

Es en este momento donde podemos determinar que tipo de aplicaciones o software deberán de tener los equipos de cómputo empresariales. Windows siempre es la primer opción, dado que es líder en la industria. Sin embargo un análisis puede determinar si es necesario adquirir licencias de Microsoft o utilizar sistemas abiertos como Linux.

En este punto es importante entender que ningún sistema operativo, per se, es mejor que otro. Utilizar Word o Excel puede ser crucial para la empresa, entonces  será necesario obtener una licencia de Windows. Pero puede ser posible que se descarte la utilización mandatoria de esta suite y poder sustituirla con otra opción, por ejemplo Google Docs ó Google Spreadsheet. Y con una distribución como Ubuntu subsanar la necesidad. Este ejemplo demuestra que no es necesario Windows para poder operar.

De igual forma, en el ejemplo anterior, puede que sea necesario una política de seguridad provista por Windows Active Directory  y sea necesario utilizar Office y Windows en los equipos empresariales.

Servidores, servicios y costos

Es cierto que para casi todas las soluciones licenciadas existe una opción open source que tiene costo de cero. Sin embargo muchas veces la implementación y mantenimiento de estas alternativas resulta más cara que la adquisición de una licencia propietaria. Una empresa que se dedica a ventas de productos no necesariamente requiere de un equipo de IT sofisticado, requiere de soluciones dinámicas que le permitan vender más con el menor esfuerzo y libre de problemas internos relativos a recursos humanos  y tecnología.

Sin embargo hay opciones de Software Libre que, practicamente, están listas para instalar, que tienen una configuración relativamente simple y rápida y, que ademas, están listas para utilizarse.  Por ejemplo:

1. Apache, el servidor web más utilizado en el mundo. Con este servidor podrá montar una intranet para publicar información interna, por ejemplo. Además de que puede ejecutarse en Windows.
2. MySQL y Postgres. Manejadores de bases de datos relacionales. Son conocidos por su potencia, confiabilidad  y rapidez.
3. Samba, un potente servidor de intercambio de archivos, además que permite compartir impresoras.

Este software puede ejecutarse de manera muy simple o configurarlo de acuerdo a los requerimientos del entorno. Y permitirá habilitar soluciones a un bajo costo y con gran impacto positivo para la organización.

¿Y donde entra Mac?

Las computadoras mac son hermosas, potentes y fiables. Hay muchos argumentos del porque no es necesario adquirir una. Aquí les daremos algunas razones de porque sí adquirir un equipo mac.

1. Pueden ejecutar Office sin ningún problema. Y ya son totalmente compatibles las versiones mac y las versiones windows.
2. ¿Recuerdan algunos de los software libres que mencionamos en este artículo? Pues corren en MacOs. Dado que el MacOS está basado -hasta hoy- en Unix, las aplicaciones o servidores de Apache, MySQL, etc, pueden ejecutarse en un mac.
3. Son fáciles de usar.
4. Si bien, son equipos caros, su curva de vida es de hasta 10 años. Por lo que es una buena inversión.

Un entorno híbrido: el ecosistema tecnológico perfecto para su negocio

Los mejores ecosistemas son los que integran software propietario y software libre. Incluso es una tendencia en la industria. Hace apenas unas semanas, Microsoft integró Linux a Windows, lanzando Windows Subsystem for Linux. El cual permite hacer una integración -virtual- de Linux en Windows, permitiendo ejecutar hasta un Docker dentro del subsistema. Cada vez es más usual y común encontrar aplicaciones o soluciones que se encuentran virtualizadas. Y Microsoft se ha dado cuenta de ello.

Es por ello que tener un entorno híbrido se convierte en una ventaja competitiva: adoptar tecnología más rápido y con menos esfuerzo resulta más económico y permite ofrecer herramientas tecnológicas para facilitar el trabajo dentro de la empresa. El ecosistema tecnológico perfecto para su negocio permitirá que su compañía sea innovadora.

La tecnología en tu empresa. Las empresas que cuentan con mejor tecnología y mejores políticas de uso tecnológico son las que pueden manejar mejor la presión en tiempos difíciles. ¿Tiene un minuto para hablar de tecnología en tu empresa?

Tecnología en tu empresa

Cuando hablamos de tecnología nos viene a la mente la computadora más reciente con los procesadores más veloces, equipadas con impresoras laser y monitores de colores brillantes. La realidad es otra. Muchas empresas utilizan correctamente equipos que no son recientes y otras conocen el momento adecuado para actualizar hardware. Lo más importante es utilizar los recursos tecnológicos para hacer más rentable la empresa. Sea optimizando costos o permitiendo elevar la facturación.

Es por ello que deben de existir procesos y herramientas tecnológicas que permitan una interacción rápida y eficiente entre las áreas de la empresa, los proveedores y los clientes. Un ejemplo muy peculiar: el paperless. Imprimir papeles reduce costos de impresión y de materia prima. Además de que impacta positivamente en el ambiente.

¿Como tecnificar procesos?

Tecnificar y automatizar procesos son dos cosas totalmente diferentes. Si bien en los dos procesos se utiliza la tecnología, en uno interviene de manera continua el hombre y en otro (automatización) interviene de manera intermitente. El 99% de los procesos en una empresa se pueden tecnificar y optimizar: pago de nómina, cotizaciones, flujos de trabajo.  El proceso de tecnificación comienza cuando se adoptan tecnologías que facilitan los procesos: software, aplicaciones, redes físicas y virtuales, etc.

El primer paso para tecnificar el proceso es depurar el proceso: analizar qué es lo que sobra en el proceso (personas, tiempos  y recursos  que no necesariamente deben de intervenir).

El segundo es identificar perfectamente los flujos de información. (qué información requiere el proceso para completarse, qué información emite el proceso una vez terminado. Por ejemplo, el proceso emite una cotización, pero requiere de una orden de compra). El tercer paso es emitir y procesar correctamente la información. Transmitirla rápido y con la mayor posibilidad de claridad.

Finalmente la optimización impacta en tiempo, esfuerzo y recursos. Para disponer de la información podemos tener un contenedor con una base de datos o un servidor que permita acceder a la información sin necesidad de solicitarla a un tercero.  Disponer de un servicio en la nube.  Reducir esfuerzo y ahorra tiempo y recursos nos permite ser más eficientes y se traduce en una sola cosa: SER COMPETITIVOS.  El  correcto tecnología en tu empresa es la mejor herramienta de competitividad.

La competitividad como ventaja comercial

Las ventajas tecnológicas siempre influyen en la competitividad y se ven reflejadas a la hora de ofrecer un servicio y producto. Si nuestra empresa es más eficiente, las posibilidades de incrementar las ventas se elevan. La razón es muy simple: estamos en condiciones de ofrecer un mejor producto o servicio que el que pueda ofrecer la competencia directa. Al ser más eficientes y reducir costos, podemos ofrecer un diferenciador: en el precio, en el producto (un producto mejor y más durable), en la experiencia del comprador.

En situaciones como las que estamos viviendo, ser competitivo es la mejor manera de permanecer en el mercado. Y sobre todo, de ser favorecidos por los compradores, que al final de cuentas, es una de las cosas por las que muchas empresas existen: tener cada día mayores y mejores utilidades.

Diagnóstico

¿Cómo puedo saber si mi empresa está tecnificada adecuadamente?

a) Elabore un análisis del flujo más importante dentro de su empresa.  Si usted, por ejemplo, es fabricante de zapatos y piensa que el fabricar el zapato es el proceso más importante de su empresa, está equivocado. Posiblemente sea uno con muy alta prioridad. Sin embargo, fabricarlo no es el más importante: venderlo y obtener utilidades.

b) ¿Que esfuerzo implica realizar una venta y cobrar de manera adecuada (en tiempo y forma)?

c) ¿Tengo claro si lo hago mejor que mi competencia?

Con estas tres preguntas, usted sabrá si sus procesos están tecnificados de la mejor manera.

¿Tiene un minuto para hablar de tecnología en tu empresa?

Coyuntura COVID-19 y tu PYME. La digitalización de tu empresa era necesaria desde hace 2 años. Hoy nos damos cuenta que las empresas que tecnológicamente estaban optimizadas son las que mejores resultados tienen ante la contingencia sanitaria por la que estamos pasando. Y no solo en México, sino en todo el mundo.

¿Que es la digitalización?

Digitalizar una empresa significa utilizar procesos less-paper, cloud based y comunicación en línea y aceptar pagos con transacciones electrónicas.  Los procesos less-paper evitan que la empresa imprima cosas innecesarias, permitiendo editar y compartir documentos. Para la disponibilidad de estos documentos, no importando donde se encuentre el usuario, es necesario utilizar una tecnología basada en la nube. Ya sea contratando uno de los servicios que existen en el mercado o a través de una red privada (VPN) de la empresa.

La parte importante es la comunicación en línea: porque no solo se atienden las necesidades internas de la empresa, sino también al consumidor o cliente final. Lo que permite obtener facturación a través de este método.  El último componente es aceptar pagos en electrónico. Las empresas que actualmente están aceptando pagos electrónicos son las que incrementaron su facturación en este periodo de contingencia sanitaria.

Casos de éxito

Un caso de éxito muy básico: dos PyMES locales que hacen entrega de comida a domicilio. La primera atiende llamadas y recibe mensajes de WhatsApp, pero no recibe pagos electrónicos. La segunda atiende llamadas y mensajes por WhatsApp. Además envía cada dia un mensaje de su menú a sus clientes base, por esta misma via. Tiene un fanpage en Facebook y visita los grupos locales dentro de la red social para promocionar su menú. Resulta bastante obvio saber quién tiene más facturación.

 

Coyuntura COVID-19 y tu PYME

Con este simple caso se puede entender lo que es la digitalización y el impacto positivo que tendrá en su empresa. Hemos sido enfáticos al afirmar que en esta contingencia, las oportunidades son para quienes tienen mejores herramientas digitales. Si su competencia tiene esa ventaja seguramente no facturaras.  La Coyuntura COVID-19 y tu PYME.

Lo invitamos a contactarnos para recibir más información acerca de cómo digitalizar de forma rápida, sencilla y accesible su PyME.

 

 

 

¿Debe tu PyMe trabajar en la cuarentena del 2020? Durante la contingencia sanitaria que está ocurriendo a nivel mundial, muchas empresas deberán de permitir que sus empleados trabajen de forma remota. O tendrán que elegir entre cerrar temporalmente o continuar abiertos.

¿Debe tu PyMe trabajar en la cuarentena del 2020?

La situación es complicada, por un lado, las PyMES operan al día: tienen que cubrir costos de operación (rentas, sueldos, compra de materia prima, etc), costos imprevistos y por supuesto, costos personales.

Es por ello que hemos creado una guía que te permitirá operar sin crear un riesgo sanitario para tu empresa, empleados, clientes y proveedores.  Esta guía se basa en PRIORIZAR LA SALUD.

1. No dejes de operar

Operar no significa no cerrar o no cumplir con la contingencia sanitaria. Evalúa cómo puedes seguir operando priorizando a la salud de todos los que te rodean.  Si es posible, el home office será la mejor opción. Si por la naturaleza de tu negocio, el home office no es viable, entonces establece la “sana distancia” dentro de las instalaciones de tu empresa. Optimiza tiempos. Permite que tus empleados laboren menos horas dentro de la oficina u instalaciones. Cita a tus proveedores uno por uno. Establece cercos sanitarios.

Es importante decirlo: si llega el momento en que las autoridades establecen una cuarentena obligatoria, entonces tu operación en oficina se tendrá que cerrar por completo. Prevé como tus empleados pueden ayudar desde su casa, sin arriesgarse. La previsión es la mejor herramienta que tenemos en estos días.

2. Mantén comunicación con tus clientes; fomenta la comunicación

Una vez que llegue el momento, tus clientes y tu estarán confinados. Pero hay muchas herramientas que te permitirán comunicarte on-line. WhatsApp y Telegram son las herramientas más utilizadas. Pero fomentar la comunicación no significa atender a los clientes. Es un concepto totalmente diferente. Fomentar la comunicación significa establecer canales que le permitirán a tu cliente saber de tu empresa: emite un news-letter para tus clientes, por ejemplo.

3. Liderazgo: Comunicación interna

Las mejores empresas se caracterizan por tener un líder capaz. Mostrar liderazgo permitirá que tu empresa enfrente y supere este reto. Reducir el grado de incertidumbre de los empleados es labor de un líder. Y la mejor forma de hacerlo es explicarles cómo se abordará la contingencia. De igual forma siempre es mejor ser prudente, lo mejor es no prometer cosas que no se podrán cumplir. La contingencia sanitaria viene acompañada de una recesión económica.

4. Plan de pagos a proveedores

Afrontemoslo, pagar a proveedores es una de las razones por las que debe tu PyME trabajar en la cuarentena del 2020. Es importante establecer cuales son los pagos que no se pueden posponer. También ver que proveedores son más flexibles y puedan esquematizar ciertos pagos.  Cualquier cosa que le ofrezcas a tus proveedores, haz que sea real.

5. Una crisis: cientos de oportunidades

Es cierto que existe un panorama sombrío. La economía está contrayéndose cada vez más y la incertidumbre es mayor cada día.  Sin embargo es importante remarcar que hay muchas oportunidades. Empecemos por la competencia, si tu competencia reacciona con mayor oportunidad que tu empresa, con mayor eficacia y mayor agresividad, el panorama para tu empresa sí será complicado. Pero si te anticipas, podrás ganar mercado e inclusive mejorar la facturación.

No DEBES que esperar a que la contingencia termine. Las oportunidades apremian: puedes ofrecer mejores precios o más servicios por el mismo precio. Un diferenciador será el que te permitirá tener éxito. Además de campañas que permita captar nuevos clientes.  Las crisis son excelentes para fortalecerse, si se tiene la capacidad de actuar ante ellas.

Finalmente: Debe tu PyME trabajar en la cuarentena del 2020 siempre y cuando no arriesgue la integridad y la salud de nadie. Es mejor afrontar las dificultades con salúd que sin ella.