PowerPoint ¿Herramienta de Productividad?

Powerpoint ¿Herramienta de Productividad? Esta herramienta nos permitirá ser altamente productivos en las reuniones laborales, siempre y cuando tengamos claro cómo llevar a cabo dichas juntas.

La ofimática de Microsoft Office es la más conocida y popular en el mundo. De hecho es el líder indiscutible en la industria. No hay oficina o computadora en el mundo que tenga que editar un documento en el popular formato .doc. Las hojas de cálculo son indispensables. Pero ¿las presentaciones realmente impulsan la productividad en las reuniones o juntas de trabajo?

Las juntas de trabajo como obstáculo

Uno de los principales problemas dentro de una organización es la comunicación clara y eficiente. La interconexión necesaria dentro de diferentes áreas y el flujo de información dentro de ellas puede ser caótica sino existen procesos claros y políticas eficientes.

Una buena reunión de trabajo: clave para el éxito de tu empresa

Si a ello le sumamos que para algunas personas redactar o leer diferentes comunicados puede resultar complicado. Dado que la interpretación personal puede resultar en una implementación incorrecta.

Por ello las reuniones de trabajo son imprescindibles. Pero ¿qué pasa cuando las juntas de trabajo son más un obstáculo para la productividad? Las reuniones sin un objetivo claro son muy comunes dentro de las empresas.

También son un problema las reuniones largas: un estudio afirma que no representan un incremento en la productividad, por el contrario, reducen el tiempo útil de los empleados. Y muchas de esas veces se debe a que las presentaciones en PowerPoint son muy extensas (más de 5 diapositivas). Esto es un tormento para cualquier empleado.

PowerPoint ¿Herramienta de Productividad?

Jeff Bezos, el dueño de Amazon, argumenta que PowerPoint no solo propicia la improductividad, sino que reduce la creatividad de los empleados. Por lo que ha prohibido su uso dentro de su empresa. Pero más allá de eso, muchos empleados creen que cantidad es igual a calidad.  Prefieren hacer largas y tediosas presentaciones. Sin medir las consecuencias que esto implica.

PowerPoint ¿Herramienta de Productividad?

Hay otro factor que es poco considerado: el factor humano sobre la tecnología. Son muy comunes las reuniones donde falla el proyector, la presentación no carga completamente o incluso se comete el error de llevar la presentación incorrecta. Por lo que la pérdida de tiempo y frustración se incrementa.

Y si a eso sumamos que presentar cada diapositiva puede tomar al menos 7 minutos, entonces tenemos que: 7 (minutos) x 15 (diapositivas) = 105 minutos. Estos tiempos no son redituables para la empresa ni para los empleados.

¿Como debemos de hacer las presentaciones?

Empecemos con lo más básico:

  1. Conocer el objetivo: es importante que los participantes y quien expone conozcan perfectamente el objetivo de la reunión, al menos con un día de anticipación.
  2. Establecer el tiempo de duración de la reunión. Hacerle saber a los participantes el tiempo de la reunión les permitirá administrar sus actividades previas  y posteriores a la reunión. Es importante recalcar que el tiempo establecido se debe de respetar. Hay que evitar a toda costa que una reunión se extienda innecesariamente.
  3. Preparar la sala de juntas con todo lo necesario. Quién convoca a la junta es el responsable de que la sala de juntas cuente con todo lo indispensable para arrancar la junta en forma y tiempo. Esto evitará que los demás pierdan tiempo y en consecuencia que la empresa pierda dinero.

Es hora de hablar de la presentación:

  1. La presentación no debe de ser mayor a 4 diapositivas.
  2. Evitar grandes cantidades de texto. Es mejor utilizar diagramas y flujos.
  3. Si es un informe de resultados, siempre presentar en un reporte ejecutivo, comenzando por las áreas de oportunidad y cerrando con los logros y cumplimiento de objetivos.
  4. No abusar de los efectos en las transiciones y en las diapositivas
  5. Muy importante: cerrar con una diapositiva con las conclusiones
  6. En cuanto se termine la presentación es necesario pasar a los acuerdos y ponerles fecha de cumplimiento

Con este formato, la productividad se incrementa: el presentador se convierte en líder y los participantes tienen acuerdos claros de lo que se debe de cumplir en un determinado tiempo.

Cómo hacer reuniones productivas

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